28 novembre 2011

Professione receptionist: uno dei mille volti della segretaria


Generalmente le figura professionale di receptionist trova inserimento occupazionale all'interno di alberghi e strutture ricettive, posti di lavoro in cui esiste - per l'appunto - una reception a cui badare. Ma esattamente di cosa si occupa questa risorsa altrimenti detta Segretaria di Ricevimento?



Principali mansioni
Premetto che è uno dei lavori che ho svolto e che quindi conosco piuttosto bene, comincerò col dire che, lavorando in una reception, si ha certamente a che fare con il telefono. Quindi la gestione delle chiamate in entrata - per erogazione di informazioni, piuttosto che per prenotazioni telefoniche o per la registrazione di disdette e posticipi dei soggiorni, o presa di appuntamenti - rientra assolutamente tra le mansioni principali.

Nella voce "gestione di chiamate in entrata" naturalmente occorre includere la ricezione della telefonata della moglie, compagna, sorella, fidanzata del capo che desidera tanto parlare con lui (non tutti purtroppo possono permettersi un cellulare!) Quindi, per semplificazione, dirò Gestione e smistamento chiamate.
Messa giù la cornetta, ad un receptionist spetta la gestione del pubblico che a quel desk si avvicina per informazioni o per ritiro di materiale informativo (brochure depliants, etc.). Ma se ci troviamo in albergo, alla reception si gestiscono soprattutto gli arrivi e le partenze degli ospiti, i famosi check in e check out.  
Cos'è il Check in?
--> Per check in si intende la registrazione a sistema di tutti i dati anagrafici dell'ospite, compresi gli estremi di un documento di riconoscimento (per darne contezza alla Questura) e la conseguente assegnazione di una camera in cui alloggiare durante la permanenza. 
Cos'è il check out?
Al momento della partenza, l'ospite salda il conto - camera, bar, ristorante, servizi extra - quindi preciso compito di un receptionist in questa fase è quello della gestione delle attività di cassa e del ritiro dellla chiave della stanza.  
Requisiti necessari
Per potersi candidare in qualità di receptionist, non occorre una Laurea. Naturalmente, non viene disdegnata ma spesso è addirittura preferito un semplice diploma in ragioneria per via delle attività di cassa da svolgere. Occorre poi una certa padronanza della lingua italiana, la conoscenza di almeno due lingue straniere, la disponibilità a lavorare su turni, cortesia, significativa tolleranza allo stress (molto, mooolto spesso le mansioni di cui sopra vanno gestite contemporaneamente!), doti organizzative e relazionali e scioltezza con tutte le attività legate al segretariato.

(Foto di Unique Hotels Group - Flickr - CC)

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